活動策劃的統籌安排

任何活動策劃都有其節奏和流程，必須予以妥普安排。所有細節都需要事先組織得井井有條、準備就緒。成都活動公司成都活動策劃公司表示，對活動策劃進行精心的統籌安排是活動策劃成功舉辦的前提保證，因為這樣可以使人分清輕重緩急，并將活動策劃的結束時間以及各項工作的時間要求安排得恰到好處。

在確立了公司目標（或客戶目標）、活動策劃目標，確定了活動策劃風格，編制了成本清單以及初步預算，發出了供應商報價要求并縮小了選擇范圍，根據所選活動策劃要素的預計成本而變更了預算，并且收到了包含條款、條件以及支付要求的簽約合同范本等等一系列事宜之后，就應該開始把合同中決定的時間安排和物流情況添加到活動策劃安排表中，而這個活動策劃安排表將成為所有參與主體 ― 活動策劃策劃人員、公司的活動策劃策劃團隊以及供應商 ― 開展工作所依據的出發點，即正式的活動策劃統籌安排。成都活動公司成都活動策劃公司表示，隨著活動策劃的逐步開展，必要的變動不可避免，活動策劃要素或增加，或減少，或更新．時間方面的要求可能會發生出乎憊料的變化，伴隨著新情況的出現、供應商要求與活動策劃會場要求的變化，要不斷地更新你的活動策劃統籌安排。應該注意，每一次更改活動策劃統籌安排時，都要標注更改的序號與日期 ― 就如同更改成本清單一樣 ― 這樣你就可以清楚地了解大家是否在使用同一版本的活動策劃統籌安排依據。

組織井然有序，密切關注細節，這是組辦活動策劃獲得成功最為重要的兩大要素。成都活動公司成都活動策劃公司表示，必須不斷進行核查，以確保活動策劃按照計劃有序開展。所有參與主體 ― 公司客戶、活動策劃策劃人員、供應商 ― 必須嚴格遵守合同所規定的指導方針?；ㄙM兩個月的時間來批準某一項目，可能導致活動策劃項目管理的失敗。如果活動策劃安排過于倉促，工作到了最后關頭可能仍然無法完成。例如，你或許會花幾個小時的時間來設計一份富于新意的請柬，但是如果請柬無法及時交付印刷，無法及時郵寄，這對活動策劃參與者的出席率自然會帶來災難性的影響。因此，做出開展活動策劃的決定之后，首要的步驟之一便是制作一份活動策劃計劃書，并以此作為活動策劃的統籌安排依據。

制訂活動策劃統籌安排時，要拿出日歷，從活動策劃舉辦日期之前開始計劃起，規定何時完成何事。近乎失敗的活動策劃事例不勝枚舉。成都活動公司成都活動策劃公司表示，有一次活動策劃中，活動策劃安排表與標牌到了最后時刻還在進行變更，而且沒有及時送到活動策劃現場，另一次活動策劃中，活動策劃安排表已經發下去，宜傳插頁才剛剛送達，還有一次活動策劃中，印有活動策劃標記的 T 恤衫拿到現場的時候竟是剛剛從服裝廠下線的一一包裝盒打開后還依然散發著印刷時留下的蒸汽！所有這些細節都令活動策劃嘉賓感覺到活動策劃的組織毫無條理性。凡此種種，只說明了一點：活動策劃策劃不周、協調不力。

活動策劃要素中必須設置嚴格的截止時間，否則，你將突然領略多米諾骨牌效應的威力。原本一件不起眼的小事，卻會產生難以想象的重大影響。成都活動公司成都活動策劃公司表示，一次籌款活動策劃中，組織方在最后關頭決定改變座位的安排次序，導致自己沒有時間來進行最后的檢查。結果是漏洞百出，場面尷尬：同一張桌子安排給了兩家高級贊助商，結果不得不為他們再安排另一張桌子，而到場的重要嘉賓只得站著等。由于沒有規定要準備額外的桌布和桌上擺飾，這張桌子和其他桌子相比，就難免顯得另類。最后時刻改變座位安排，自己就不會有足夠的時間來核查自己對座位次序安排所做的調整。

在與客戶、供應商以及一線策劃人員進行前期會面之前，就應該將一切都安排妥當。成都活動公司成都活動策劃公司表示，前期會面按照計劃應該安排在設備的搬人和安裝之前進行，以便所有參與者都有時間對相關細節做最后的檢查，找出本來可以預見到，但由于物流方面的疏忽所導致的一些紙漏。你希望活動策劃當天所有人都有著良好的精神風貌，處于最佳狀態，發揮出最好水平，成功地協調和執行活動策劃的每個環節，你不希望他們到了最后關頭還在四處張羅本該早已做好的基礎工作。

帶齊所有的合同，確保每一個關鍵的截止日期都記錄在你的活動策劃統籌安排中。成都活動公司成都活動策劃公司表示，密切注意人員縮減以及取消活動策劃的最后期限等情況。在這一期限之前，變更參與活動策劃的人數或者取消整個活動策劃，可以免付罰金或只付最低罰金。通常，可以根據合同中的規定按照一定比例減少預訂客人餐飲的份額或者減少預訂酒店客房的數量，這樣一旦客人的數量減少了，也就無須為未到的客人支付費用。在你的活動策劃統籌安排中列出截止日期和緩沖時間日期以方便核查。要給自己預留出充分的時間來做出明智的決策。如果錯過了變更的最后期限，則必須按照合同中簽訂的賓客數量和客房數量來付費，而這種錯誤會令你付出慘重的代價。

應該記住，隨著活動策劃的開展，必須不斷地更新你的活動策劃統籌安排、成本清單以及付款計劃表。成都活動公司成都活動策劃公司表示，密切注意合同的語言。例如，如果最終需要的份額必須在某一日期前確定，讓供應商以書面的形式通知你具體的日期，而不能模糊地說活動策劃日期的多少天之前。因為對于某些公司而言，活動策劃前 14 天是活動策劃前的 14 天，而對其他公司而言，活動策劃前 14 天可能是按照 14 個工作日來計算的 ― 而不是以實際天數來計算的，這樣兩者計算出的日期就會有天壤之別。因此，在制定活動策劃統籌安排時，要詳細具體，誰是項目負責人、截止日期是什么時候，都應具體明確。安排時間來制訂活動策劃統籌安排，并將其納人到你的日程安排中。